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       摘要：文档一体化管理模式有利于改善和保证文件、档案质量，从而实现文件和档案管理工作的现代化。要实现此一工作目标，应加强宣传，提高社会档案意识；加强领导，改文档分散管理为文档统一协调管理体制；建立健全档案法规，拓宽档案部门对文件工作的业务指导；加强档案学教学科研一体化模式，造就一大批年轻复合型人才。
       关键词：文档一体化；管理模式
       中图分类号：C36　文献标识码：A　文章编号：1001－8204(2008)05－0174－03
       文档一体化管理，就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发，统筹规划，科学管理，实现文件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。此种工作模式有利于改善和保证文件、档案质量，提高文件和档案管理工作的规范化和标准化，从而实现文件和档案管理工作的现代化。长期以来，由于文件工作和档案工作实行分散管理的工作体制、相关法规不健全及文档工作人员素质参差不齐等原因，直接影响了文档一体化进程的实现，进而造成档案服务于社会工作职能的低下。本文旨在对此一问题作以探讨，以期对实际工作有所启迪。
       一、实现文档一体化管理的必要性
       1　实行文档一体化管理有助于保证文档质量，确保文档管理、使用的有效衔接
       文件是原始记录材料。档案是原始文件的转化物，是文件的特殊部分。文件与档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。档案虽是由文件转化来的，但并不是所有的文件都能转化为档案，具有保存价值是文件转化为档案的一个重要条件。国外许多国家的档案法规和档案学论著都认为档案是具有长期或永久价值的文件，我国档案学辞典的解释则认为档案是国家机关、社会组织及个人在社会活动中形成的具有保存价值的历史记录。国内学术界对档案的定义也强调文件和档案相同的本质属性，认为二者都具有原始记录性。因此文件管理的质量将直接关系到档案管理的质量，所以在实际工作中，要把文件管理和档案管理看做一个统一的系统工程，采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续的工作环节和程序。也就是说，要把原来相互独立但又在不少环节上互有影响、联系紧密的两个管理系统，从组织制度到具体工作程序上真正融合在一起。实现文档一体化管理，将彻底改变目前不科学的管理现状，在档案部门的指导下，将档案收集、立卷、整理、鉴定、编目等管理工作纳入文件管理流程环节中进行，不仅可以保证进入档案部门的文件质量，而且还能够减少档案部门的工作程序，避免重复劳动。实现文档管理一体化，还能够保证形成文件的规范化和标准化，使文件与档案系统管理、使用环节的有效衔接。
       2　实现文档一体化管理，必须借助计算机网络技术
       随着计算机网络技术的运用，办公自动化程度不断提高，无纸办公系统已成为现实，文件产生和传递也随之发生了质的变化。计算机网络系统为电子文件从设计、形成、管理、利用到实行文档一体化管理提供了有力的技术保证。要实现文档一体化管理，必须从文件材料的设计和形成开始纳入计算机管理系统，直至完成文件运转全过程和转变为档案的全流程，使文件处理与档案管理紧密结合起来。实现文档一体化管理所产生的一系列烦琐工作，借助信息化技术都将迎刃而解。
       目前我国档案部门信息化建设并不乐观，虽然大多数单位都配置了计算机，但大部分档案馆室仅限于目录的输入，很多档案信息还是靠人工检索，难以跨越不同部门、不同学科领域和不同历史阶段信息库的壁垒，工作效率很低，社会服务效果较差。再加上因客观原因造成的案卷标引不规范等，所以在查找利用过程中有很多麻烦，利用者得到档案信息的标准率、检全率及查找速度都受到检索工具的严重限制。要改变这一现状，在提高档案管理人员对档案信息的综合开发水平的同时，引入信息网络技术势在必行。
       二、实现文档一体化的前提条件
       过去甚至目前，我们的宣传工作总是超不出档案界本身这一专业狭小的领域，这使得宣传工作具有相当大的局限性。实现文档一体化管理，必须提高认识，树立“一体化管理”的新观念；合理协调两个部门之间的互动关系，使之充分发挥各自的功能，相互促进、相互发展，方可实现文件和档案工作全方位的统一控制和管理。以满足目前信息化高速发展及社会多层次需求。
       (一)加强宣传，提高社会档案意识
       社会档案意识是指社会公众对档案和档案工作的了解程度与认识水平的总和，其重要程度几与档案工作成正比。总体上说，社会上各行各业对文件和档案工作的认识水平和敏感程度，共同构成了社会的档案意识。要提高社会档案意识，必须实现观念上的突破，扩大宣传范围，面向社会，在引导社会公众提高档案意识的同时，还必须在文件形成部门和档案管理部门内加强“文档一体化”观念的宣传，使档案工作人员了解文档一体化管理是档案工作的延伸和发展，从综合开发档案信息资源以更好地服务于现代化建设的高度出发，真正把文件和档案两种资源整合为一体，以发挥两者的整体功能。
       (二)加强领导，改文档分散管理为文档统一协调管理
       长期以来，我国文档工作基本上处于宏观失控状态，即文件的制作部门不负责管理文件，档案管理部门虽负责管理文件，但对文件质量却无法进行有效的干预，这就使文件和档案工作无法实现全方位的统一协调管理，其质量自然就不能保证。要改变这一现状，首先应从系统管理角度出发，尽快理顺文档工作的管理体制，完善机构设置，合理设置工作流程；其次，从中央到地方，为了避免增设新机构或者改变目前文档工作分属不同管理机关的体制，应将现有的文件和档案管理机构合并，明确单位分工，强化统一领导、分层负责的文件和档案管理制度，扩大现有的国家档案行政管理机关的职责权限；再次，在前两者目标实现后，可进而对全国档案事业实行统筹规划、组织协调，宏观、系统地制定文档一体化管理工作方针、政策，确立科学、合理的贯彻措施，以加强对全国文档工作进行监督指导的行政管理职能。最终实现将文档工作归于统一的组织管理体制之下，采用合二为一的工作模式，使二者的工作流程相互衔接融合，通过法定程序和规章制度将其合法化。此一措施有利于二者的有机整合，在保证文件质量的同时，还有助于实现其服务于社会的最高效能。
       (三)建立健全档案法规，拓宽档案部门对文件工作的业务指导
       文档一体化管理在我国实施缓慢的一个主要原因是档案法规不健全。多年来，我国档案部门对文件工作部门的业务指导仅限于文书立卷归档，在其他方面基本上是不作为的，从而造成二者之间的“孤岛”状况。我国虽曾以法规形式制定了一些条例和法规，但仅限于传统的归档环节。如《中华人民共和国档案法》第二
       章《档案机构与职责》第六条规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门，主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”《机关档案工作条例》第四条规定：“机关档案部门的基本任务是：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。”第十一条规定：“机关应建立、健全文书归档制度，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案馆归档，机关领导和承办完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”上述法规条例反映出档案管理部门仅对文件形成部门的立卷、归档工作进行指导和监督，但对文件和档案管理部门各负其责、分散独立的状态并未给予有效的协调统一。随着文档一体化管理模式的逐步实现，要求文件管理者切实了解和掌握文档管理的要求和特点，诸如文件形成的内容、格式及著录要求、文件载体材料和记录材料的耐久性、文档一体化计算机管理系统等方面的技术要求等，从根本上保证文档的形成质量。
       在档案管理职责、技术、方法剧变的今天，档案行政管理部门应制定、颁布新的法律、法规，使档案行政管理部门的监督指导始于文件形成之初。为保证文件信息的完整性和真实性，许多档案业务工作应从文件管理的末端走向前端，积极主动地介入到文件形成、运动的全过程中。
       (四)加强文档学教学科研一体化模式，造就一大批年轻复合型人才
       文档管理人员的素质关系到文档工作水平的高低，只有培养出一支具有较高素质的文件和档案工作人员队伍，才能真正提高文档一体化水平。
       上已述及，档案是国家和社会不可缺少的重要信息资源，是人类社会在各项实践活动中的智慧结晶，是宝贵的物质财富和精神财富。它将世世代代传续下去，为人类社会各个时期提供重要的知识信息，见证国家、社会发展的历史进程。因此，培养高素质的档案专业人才，加强对档案学的研究探索，具有十分重要的历史意义和现实意义。
       信息时代的到来及电子文件、电子档案的产生，使档案管理模式发生了根本性的改变。目前的文档教育只有对教学内容、教学模式进行修订和完善，培养出高素质的文档从业人员，才能使从业者适应新时代的要求，满足社会对档案管理工作者的要求。高等学校文档教育应以人为本，以学为主，依据社会发展的需要及时调整授课内容，注重学生学术理论的培养和实际工作能力的提高。同时，档案学专业知识和档案学理论也要随着社会的发展进一步拓展、创新，应着力培养和增强未来文档管理人员在信息时代的信息意识和信息利用技能。
       同时，电子档案的产生对目前的档案工作者的知识结构也提出了新的要求。档案工作者不仅要有扎实的档案学理论，同时还要具备利用新技术的能力。随着计算机技术、现代通讯技术、网络技术等高新技术的迅猛发展，档案工作者只有具备使用诸如计算机、扫描仪、数码产品等新技术的能力才能胜任新时代的档案工作。从实际需要看，主要应掌握：(1)计算机硬件基础知识。知识信息化与网络化时代，如果档案工作者具有了相关的计算机硬件知识就可以在第一时间内排除计算机硬件出现的故障，从而避免因系统的失常所带来的重大损失。(2)数据库知识。档案数据库建设是档案资源信息化建设中的一个重要环节，档案工作者应该将所掌握的数据库知识与档案学知识相结合，才有助于档案信息化建设的进行。(3)计算机网络安全技术。数字档案网络化是档案信息化的一个重要环节，也是保证信息安全的关键。从杀毒软件、防火墙的使用到高级的数字签名技术、数字水印技术的应用都应该有初步的了解，并掌握其基本的操作技能。只有实现上述目标，才能从人力学方面保证实现文档一体化管理。
       综上所述，笔者认为实行文档一体化管理，健全文档法规，把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联结在一起，制定统一的行业规定、管理标准，以实现统一规划、统筹安排，尽量消除或减少重复工作，方可最大限度地发挥文档的社会价值。
       责任编辑　王　林