应用文真可谓古已有之，不管从青铜器上的金文（后世出土的大量商周时代的青铜器铭文，很多都属于我们今天所说的应用文），还是从《
尚书》中的典、谟、训、浩、誓、命都可以清晰看到，它们有了大致相同的行文格式。但第一批的具备应用的文字应该讲是殷墟甲骨文，这或算是最早的应用文雏形，它们不少是殷周时代占卜、祭祀中记录的国事活动。如果要就一种相对规范的体裁来说，也可以用《
尚书》为例。它属于最早的一部典籍，在某种程度上说是殷、周两代的公文选编（当然有些文章是后人根据传闻整理追记的），因为不论从体裁规范、语言体式或者风格形式它都有应用文的独特因素体现。以后随着社会的进步作为人们交际的重要工具的应用文，也得到了长足的发展。仅就《左传》《国语》等典籍统计，到春秋时代，我国正式应用文体裁已不下十来种。由此可知，应用文可以说源远流长，而且是与时俱进的重要文体。
一、应用文的生发与实义
用古人的眼光看，我们所说的应用文起源于宋代，当时的人把骈体文看作应用文。这种文体属于由六朝时的“应”和唐代的“应制”所写的文体演变而来。在我国六朝时期，人们把文人依照帝王的命令所作的诗与文称作“应诏”，而在唐代把应皇帝命令而作的诗与文称作“应制”。所以后人便称骈体文为应制体，也就是当时人所说的应用文。宋朝的诗人张侃在其《拙轩集》卷五《跋陈后出再任校官谢启》中云：“骈四俪六，特应用文耳，前辈直曰世间一种苛礼，过为谨细。”赵彦卫《云簏漫抄》卷十亦云：“康伯可捷于歌诗及应用文，为教坊应制。”这些著作中所出现的“应用文”都是指骈文。
我国古代概念下的应用文由于其特殊的根源，导致该种文体内容空洞，大多是注重歌功颂德，对国政事务没有多少贡献，大都不是今天意义的应用文，是志在博得在位统治者欢心的文艺类作品。当然骈体文本身也有应用文的特质，它的发展对文学也起到一定意义上的积极作用。但古人所说的应用文，毕竟着眼于“应”的意义。而我们今天所说的应用文却着重于“用”的内涵。本论文正是从今天的应用文定义去解读古代相同或相似的文献资料。
应该说古人所说的应用文不是今天的应用文，但我们今天所说的“应用文”一词，是从古人那里搬过来的，二者之间当然具有一定联系，都突出了应用文作为一种文体的实用性质。但不同的是：一从“应用文”一词所涵盖的范围来看，现代的“应用文”主要是指国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众办理公私事务、传播信息、表达意愿所使用的实用性文章；而古代的“应用文”仅指朝廷的下行公文（“朝廷制诰”）和臣僚的上行公文（“缙绅表启”）。诸如《史通·六家篇》所说：“盖《
书》之所主，本于号令，所以宣王道之正义，发话言于臣下。故所载皆典、谟、训、诰、誓、命之文。”可见古代的应用文的范围远比现代应用文狭隘的多。二是从文体的角度看，古代“应用文”专指骈体文，而今天正好相反，主要是用散文体，只是在某些特殊类别如祭吊碑铭之类的文章中，有时还骈散兼用或韵散并用，在这里古人比今人更重视文体的审美作用；三是就人们使用“应用文”这一目的来说，古人带有投机取巧、博取名利之意，而今天的人则主要是为了实际需要而用之，强调了它的社会功能。
二、应用文之“用”
重视文章的社会作用，使应用文有了生殖和繁衍的土壤。因而也有了重视应用文的写作规范和应用文的理论研究的传统。
先秦的人都非常重视应用文的应用。当时的人把《
诗》与《
书》汇成不同的诗文集，表明时人已有文体分类意识，《
尚书》本身可说是对应用文的分类。足见当时的统治者对外交辞令的写作是何等重视。现存文献中可看到的真正对应用文进行分类及功能研究的是曹丕，它《论典》其中有说：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽：此四科不同，故能之者偏也；唯通才能备其体。”其后晋初陆机访《文赋》又将文体分为诗、赋、碑、诔、铭、箴、颂、论、奏、说十类，其中大部分就是应用文。而更系统的论述有稍后于陆机的挚虞《文章流别论》。到梁代萧统的《
昭明文选》，其重要成就就是首次在文体史上划清文学作品与应用文作品的界线，指出诗、赋、散文的特点在于“以能文为本”，即“事出于沉思，义归乎翰藻”，不同于其他类的文体重在应用。这就有了当时的“文”，“笔”之分，而“笔”就主要是指应用文。
以后，对应用文的社会功能论述得最为明晰的当推明代的散文家宋濂，在《曾助教文集序》中可知，古代应用文划分的依据比较多，除诗、赋、骚等文艺类，萧统《
昭明文选》分36类；刘勰《
文心雕龙》分31大类，因此应用文也就被赋予不同的社会功能。像诸葛亮的《出师表》，表作为应用文的一种，其社会功能在于向领导者提出各种建议。
而在现代，人类社会正在向信息社会过渡，作为信息传播重要载体的应用文，其社会功能越来越明确，种类也更多，主要是用于进行公务活动或私务活动。具体而言，应用文作为某种公务文书时所扮演的角色有的与外交辞令是相似的，可以说今天的公告就和远古时代外交辞令的演变有关。现代应用文体继承了古代应用文的社会功能，但更为规范化，不管是载体的规范，还是语体的创造都有了很大的发展。不再是用于追求声名地位，进行阿谀奉承的工具和手段，人们对它的态度有了莫大的转变。但它也除却了过去推崇的辞语华美，爱对仗，讲音律，好用典等等形式追求，变得更口语化、通俗易懂、简便实用。
三、应用文的价值
由于应用文在社会生活中有着十分重要的作用，我国古代对应用文的写作格式历来也非常重视。秦始皇二十六年（公元前221年）下令全国：“命为‘制’，令为‘诏’，天子自称曰‘朕’。”（《史记·秦始皇本纪》）算是开创了用行政手段来统一公文写作的先例。到了汉代，便开始以法律的形式对公牍文的写作规范作出明确规定。以后各代竞相效仿，并且制定了违犯格式的惩罚条文，甚至连漏字、涂改都要受到本责，其严厉程度可想而知。这些繁文缛节虽然不尽合理，且带有浓厚的伦理色彩，但对规范公牍文的写作也确有积极作用。
魏征的《谏太宗十思疏》体现了我国奏折惯用的“疏”格式。时至今日，现代应用文继承了古代应用文的特点，有严格的形式。从公文的内容看，它有一套自成体系的撰写格式和规范要求；从公文的形式看，它有规范的文面，眉首、主体、版记等各部分都纳入标准化管理；从公文的管理看，有一系列的办文程序、管理制度。这些形式化的规定和要求，在行文中都必须严格遵守，任何单位和个人都不能自行其事、擅自改变。通过这样标准化的管理和规定，现代应用文的使用和古代应用文要求和规范是没有什么两样的，它易于传递信息，有利于公文的统一管理。
譬如宋朝欧阳修所著的《祭石曼卿文》，用今天的话来说就是一篇悼词，这也是应用文的一种。祭文中，“呜呼曼卿”，三复其词，如呼唤老友。全文三呼三叹，一叹一转，将赞颂、哀思、痛惜之情步步推向高潮。这种写作的格式与我们今天所写的悼词是近乎相似的，我们今天悼词主要分为：标题；表示沉痛心情；介绍死者的生平事迹；评价；对死者的逝世表示惋惜并勉励后人五个部分。
然而现代应用文中的意义更多的是社会价值，它在形式上已有很大的演化，从中我们能发现：
第一，现代应用文的思维首先是“应用”，这确定它的思路是开门见山，直接叙述，用最简洁的口语来表达意思。而我国古代的应用文，由于受到政治道德和制度的制约，一般上书在位者或者身居高职的人，语言要求婉转，切不可直言不讳，尽可能用含蓄的语言来表达意思。
第二，现代应用文语言侧重于简洁明快，通俗易懂，清楚顺理，决不堆砌词藻，尽量少用或不用描写、夸张、渲染等手法。而古代应用文，文字比较华丽，多用修辞手法，多有抒情，多有议论。
第三，古代应用文是个封闭的体式，从内容到形式相对较稳定，规范。而现代应用文是个开放的体式，随着社会在科技带动下，它不断被带入新的信息，新的语言，新的内容，新的格式等等。现代应用文是处在变化之中的。
第四，就审美思想来说，由于古代应用文产生的环境是个农业社会，它从一开始虽然就具备了实用性这个特点，但它还必须适应当时的社会需要，应帝王之命而作，因此它要有“三表” （墨子），要文以载道，便有了“知言养气”（孟子），“纡徐委备，往复百折”（宋苏洵），“词采精拔”（梁萧统）等等美学要求。而现代应用文“用”为第一，“用”得合理恰当就是美。正是因为应用文的实用性，导致应用文的写作要求内容、形式以及情感统一，进而体现出一种和谐之美，这就是现代应用文的审美特点。
随着应用文使用范围越来越广泛，使用频率越来越高，应用写作已成为人们竞争谋生的手段，成为社会政治、经济、文化、教育、科技得以运转的不可或缺的工具。说到底，现代应用文要在简洁明快、准确朴实、清楚明了，庄重文雅特点之上，应有适当的生动性、形象性、甚至幽默风趣性，以增强应用文的可读性和可操作性，更好地服务于大众的生活和公共事务的管理。
关韶云，潘伟，就职于广东广州大学市政技术学院。