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       当代秘书大多热心于学英语和计算机，中文文化素养被置于次要位置。笔者认为这种导向是秘书学的一个误区，中文文化素养是秘书的第一业务素质。
       秘书的思维活动是以中文的符号进行的：一是个别表象，如头脑中出现的某个人物某个具体事物的形象。这种个别表象在思维者的头脑中先是形象的印象，然后转化为中文文字储入思维的大脑记忆；二是概括表象，它是类化的印象，反映某一类事物的共同特征，它虽具有客观性，但其概括仍是中文的文化符号：三是回忆表象，这种表象符渗进了主体的感知和切身休验，这种回忆表象，往往活化为中文符号；四是想象表象，它是在记忆表象或知觉表象的基础上进行加工改造而形成的新表象，其特点是产生联想，这联想也是中文符号。
       秘书写作的构思是运用中文符号构思的启动期，由于外界事物的触发或上级领导的指令，秘书产生了写作动因，以中文符号对文章进行最初构想。构思的明朗期，秘书从宏观整体上已形成了理性的系统或形象的系统，进一步以中文符号架构文章的主旨和结构，形成文章雏形。文章的形成期，则是直接运用中文符号将文章写作完成。
       秘书以中文符号摄取信息。信息是秘书的基本业务，信息有二大类，一是直接信息，指直接观察的事物，现象；二是间接信息，指经过加工整理的数据、资料、理论、观念，它多是借助中文符号的物质载体，如磁带、录像带、文字而储存，并且依托中文的广播、电视、电影、书籍报刊等而传播。尤其是消息性信息，它反映事物存在和发展变化情况的信息，它的核心是事实，只要是事实，便转为中文符号，反映宏观世界的运动、微观世界的变动、社会生活的动荡、人们心理的波动、市场行情、经济生产的动荡；二是知识性信息，关于客观事物的经验，某学科的理论，事物的运动状态。秘书在写作过程中，以中文符号对信息进行加工、整理、概括、归纳，写成应用性文书。
       秘书必须熟悉地掌握中文公文的写作格式：在眉首部分：份号、密级、紧急时限，发文字号，发文机关标识；在主文部分：公文标题、主送机关、正文、附件、落款、成文日期、印章、附注；在文尾部分：主题词、抄送机关、印文机关、印文时间、印文份数。
       秘书必须认真研究中文的公文写作技巧，约八十种：目的式，阐明行文的目的，例如“为了建立良好的交通秩序，市交通局决定组织交通整顿行动”；根据式，阐明行文的根据，例如“根据《中华人民共和国城市规划法》第一款第二条之规定，市规划局制订《XX市城市工程规划管理细则》”；意义式，阐明行文的意义，例如“宣传八荣八耻，对于提高人民群众的文明素养，具有重大的意义”；原因式，阐明行文的原因，例如“大学生报考人数的增加，是高校扩招的原因”；点题式，点明行文的中心论题，例如“关于企业下岗职工的生活安置问题，现将有关事项通知如下”；商洽式，与对方提出商洽，例如“关于摩托罗拉的价格，我方要求降价百分之十三”；决定式，就某问题作出决定，例如“市委决定，在全市党政机关开展保持共产党员先进性的教育活动”；授予式，授予某对象荣誉称号，例如“授予钱学森杰出科学家”荣誉称号；致意式，或问好、或致谢、或慰问、或欢迎；批评式，对下级的某错误行为指出批评，例如“你们关于某事的做法是完全错误的”；警告式，对下级提出警告，例如“如对沿海走私不采取严厉措施，势必导致走私泛滥成灾”；规定式，就某问题作出规定，例如“报考公务员的条件是三十五岁以下，大学本科学历”；起止式，阐明时间的起止，例如“从一月一日起至十二月三十日止”；总结式，对某事进行小结，例如“这次活动开展得好，经验有三条：认识高、行动快、理论深”；引用式，引用某条文或名言，例如“培根有句名言：知识就是力量”；针对式，阐明针对某问题，例如，“针对跑官卖官的问题，我们采取了考核任命制”；问题式，指出存在的问题，例如“最近一个时期，出现一系列重大工伤事故”；反面式，将事情往反面说，例如“如果不采取有力措施打击腐败，必将严重影响政府的威信”；指示式，对下级发出指示，例如“开展反腐败，重点应围绕司法权、任免权、审批权三个问题”；补充式，补充说明行文有关问题，例如“关于某条文的规定，解释权在市人事局”；施行生效式，宣布某文件从某日起生效；除外式，宣布除某对象之外；肯定式，肯定某机关某人的成就，例如“巴金先生辛勤笔耕，对中国文学作出了重大贡献”；宗旨式，阐明指导思想，例如“今后一个时期，党政机关的宗旨是实践三个代表”；分列式，则将有关事项分成若干条款；希望号召式，对下级发出希望号召，例如“全体学生要勤奋学习，增长才干，为振兴中华，实现中华民族伟大复兴而奋斗”；认识式，阐明一段思想认识，例如“我们认为，解决生产力中的瓶颈问题，必须依靠科学技术”；修改式，对某条文作出修改，例如“第三条改为……”；说理式，讲一段理论，例如“要根除法轮功，必须大力宣传科学知识，树立无神论”；表态式，就某问题，表示态度，例如：“省教育厅同意创办汕头职业技术学院”；模糊起止式，起止时间是模糊概念，例如“近几个月以来……”；正反两式，把事情往正反二面说：“有了人才，各项事业会蒸蒸日上；没有人才，各项事业将一败涂地”；转发式，表示同意将某文件预以转发，例“现将某文件转发给你们，请参考”；批转式，表示同意批转下级的文件，例“现将某文件批转给你们，请遵照执行”；强调式，对下级强调某问题，例：“本次行动，一定要抓准问题抓住关键”；历史回忆式，对某历史问题予以回顾，例“自从重庆谈判以来，国共两党断绝了接触”；处理式，对某问题作出处置，例“对某人办理吸收正式职工”；处罚式，对某事作出处罚，例“对某人处理罚款六千元”；诠释式，对某概念予以解释：“科学发展观是以人为本”；说明式，对某问题予以说明，例“某酒楼的失火，是由于电线失修漏电”；咨询式，对某事进行咨询，例：“入关以后，汽车进口价格将下降百分之几?请予答复”；数据式，在文中列出数据，例“今年国税收达到30亿元”；比增式，“比历史同期增长32%”；比减式，“比历史同期减少32%”；对比式，将A事物与B事物进行对比，例如“深圳比汕头的财政收入多13培”；任免式，任命或免去干部，“任命李XX同志为税务局局长”；批复式，对下级的请示予以答复，例“经研究同意成立汕头大学”；反馈式，对某单位的信息予以反馈：“贵公司某日来函已收悉”；信息式，传达某事信息，例如“从网上获悉，燃气市场近日可能升价12%”；经上级批准式，说明经上级批准，例“经广东省委批准，市委决定任命李XX同志为澄海区委书记”；公告式，将某事予以公告，例：“宋庆龄女士病情恶化，现予公告”；通告式，要求某有关方面予以遵照执行，例：“在汕头市范围内不得燃放烟花鞭炮”；合约式，A与B双方达成协议，例：“双方经过协商，达成以下协议”；判断式，就某事作出以下判断，例“某地区经济落后是领导干部缺乏能力造成的”；定义式，就某事下定义，例“职业技术学院是应用型高校”；任务式，布置某任务，例“在今年第四季度，对扶贫工作进行一次检查”；权利式，说明某人的权利，例“会员对理事会、副会长、会长有选举权”；义务式，说明会员的义务，例“会员有缴交会费的义务”；禁止式，对某事发出禁令，“某大桥修缮期间禁止通行”；承诺式，表示承诺某方面的任务，例，“我方为香港提供每年五万吨水”；规划式，对未来作出规划，例“在三五年内增加五个博士点”。
       陈海鹰，广东汕头职业技术学院人文社科系教师。